Erottele puurot ja vellit toisistaan
Kuinka usein heräät aamuyöstä ja muistat yhtäkkiä jotain, mikä pitäisi tehdä. Kuinka usein joku moittii kokouksessa, että miksi et ole tehnyt jotain tiettyä asiaa ja yrität kuumeisesti muistaa, että oliko edes sovittu sellaisesta?
Onko sovitut asiat ja tekemättömät tehtävät hajallaan vai yhdessä paikassa hahmotettavissa. Onko osa tehtävistä tarralapuilla tai sähköpostissa, loput excelissä tai kokousmuistiossa. Liput ja laput roikkuvat jääkaapin ovessa magneeteissa kiinni tai pursuilevat kalenterin välistä ja muutama ihan muistin varassa.
Tänä päivänä muistettavien asioiden määrä on usein niin suuri, että ilman systemaattista tekemättömien asioiden hallintaa hommat eivät juurikaan enää onnistu. Täynnä oleva tietokoneen työpöytä saa jo sellaisenaan meidät ahdistumaan. Tekemättömät työt muistuttavat meitä lakkaamatta kaikista niistä ”pitäisi tehdä” -asioista, joita meidän tulisi tehdä, mutta joiden tekemiseen meillä ei ole aikaa.
Jotta saadaan kiire kuriin ja järjestystä elämään, kannattaa tehdä nollapiste harjoitus. Nollapiste ei tarkoita sitä, että kaikki maailman asiat saadaan valmiiksi, vaan se tarkoittaa sellaista järjestystä, josta pystyy aloittamaan oman ajanhallinnan selvittelyn. Se tarkoittaa pistettä, jossa turhat asiat on saatu pois mielestä kummittelemasta ja mieltä kalvavat asiat ovat ruodussa. Vaikka asiat olisivat tekemättä, se ei haittaa. Tärkeintä on se, että ne ovat hallittavissa, eivätkä hajallaan. Tämä tuo myös mielenrauhaa.
Puurot ja vellit eivät saa mennä sekaisin. Roskat, arkistoitavat ja oikeasti tekemättä olevat asiat pitää selkeästi erottaa toisistaan.
Roskat
Jos olet vielä paperimaailmassa, osta pari rullaa isoja jätesäkkejä. Tehokkaan työskentelyn ensimmäinen tehtävä on puhdistaa työpöytä kaikista papereista, joita et tarvitse juuri nyt tai joissa viimeinen käyttöpäivä on mennyt jo umpeen. Paperittomassa maailmassa sama tehdään tietokoneen työpöydälle, sähköposteille, liittymille tai alustoille, joissa toimit.
Säilytämme usein paljon turhaa. Mitä vähemmän turhaa tai jo aiemmin tehtyä on edessämme, sen helpommaksi tulee sitten oikeasti tekemättä olevien organisointi. Kaikkia sähköpostejakaan ei tarvitse säästää ja hautoa. Jos säästää kaiken sähköpostiin, niin kansioiden uumeniin jää massoittain ylimääräistä ja turhaa sähköpostia. Sekalaiseen sähköpostitulvaan uppoaa helposti lunastamattomia lupauksia tai muita tärkeitä viestejä, joihin pitäisi jotenkin reagoida. Se, että turhat asiat deletoidaan pois, helpottaa toimintaa. Tai ainakin tärkeät erotellaan uumenista selkeästi.
Arkistointi
Arkistoi tarvittavat asiat. Kehitä järkevä arkistointisysteemi niin fyysisille papereille, sähköisille tiedostoille ja sähköposteille. On tärkeää tietää, missä mikäkin asia on, siltä varalta, että sitä tarvitaan myöhemmin. Arkistoi loogisesti ja hyvin nimettyinä. Näin tulevaisuudessa aikaa ei mene hukkaan etsiskelyyn. Jos työyhteisössä on useampi kuin yksi työntekijä, pitäisi olla kiellettyä hautoa omalla työpöydällä tai sähköpostissa mitään. Kaikki tarvittava kannattaa säilöä yhteisillä palvelimilla, selkeästi nimettyinä ja selkeillä paikoilla. Näin oikeasti tärkeät asiat löytyvät järjestelmällisesti.
Tekemättömät asiat
Tärkeintä on, että ne asiat, mitkä vaativat reagointia, erottuvat selkeästi. Vastaa tai reagoi niihin, joihin pitää reagoida ja nappaa työlistalle ne, jotka jäävät vielä hoidettavien listalle. On äärimmäisen hyödyllistä tehdä ns. työlista, jossa eri tahoilta olevat tekemättömät asiat siirretään yhdelle listalle tai muutoin hallittavaksi kokonaisuudeksi. Tätä listaa voi hyödyntää asioiden priorisoinnissa ja suunnittelussa. Listan myötä ihmiset ovat raportoineet elämän selkeytyneen ja priorisoinnin helpottuneen.
Oli systeemisi mikä tahansa, varmista, että puurot ja vellit eivät sekoitu toisiinsa. Huolehdi, että ne, joille pitää tehdä jotain ja jotka pitää varmuuden vuoksi säästää, erottuvat toisistaan. Valittuasi systeemin, on tärkeätä pysyä kurinalaisesti systematiikassa.
Aikatauluta, milloin teet raivaustyöt. Muista myös, että helposti raivausurakan jälkeen on kohta uusi kaaos. Tee miniraivaus tai pikasiivous vaikka joka päivä tai ainakin joka viikko. Kurinalaisuus on kullanarvoista.
Työlista tai oikeammin priorisointilista, ei ole vain kertaluontoinen työkalu.
- Listaa hyödynnetään päivittäin ja viikoittain priorisoinnin työkaluna. Työstä listaasi niin, että täältä saat tärkeimmät asiat käsittelyyn oikean aikaan ennakoiden. Kokonaishahmotuksella pystyt selkeämmin valitsemaan, mitä ja milloin teet asioita sen sijaan, että säntäät tulipalojen perässä. Tärkeä on ennen jokaista työpäivää miettiä huolella, mitä teen tänään ja missä järjestyksessä.
- Joskus ja usein tuleekin yllätyksiä etkä ehdi tehdä suunnittelemaasi. Mieti kuitenkin mitkä asiat ainakin ehdit, jos muuta et ehdi. Ja sitten tee uudelleen arvioiti priorisointilistasi avulla.
- Jos listasi on liian pitkä, etkä ehdi kaikkea, on pakko miettiä, mitä voi jättää tekemättä, mitä voi delegoida tai mitä voi tehdä tehokkaammin.
- Onko listallasi myös sinulle todella tärkeitä asioita, jotka usein ovat aikatauluttomia. Usein tulipalot syövät kaikkein tärkeimmät asiat.
Maarika Maury on Kissconsulting Oy:n toimitusjohtaja ja Hoppu on hanurista kirjan yksi kirjoittajista. Hän uskoo, että mielenrauhan ja tehokkaan työnteon pohjana on ”nollapiste”, jossa asiat saadaan järjestykseen ja siihen malliin, että varsinainen priorisointi on helppoa.
