Huono kokous on helppo keittää kasaan: siihen tarvitaan vain liian monta kokkia, väärät raaka-aineet ja ripaus surkeita vuorovaikutustaitoja.
Huonon kokouksen tunnistaa siitä, että siitä puuttuu fokus. Paljon on asiaa, mutta mihinkään ei ehditä tarttua, mitään ei päätetä ja mikään asia ei nytkähdä mihinkään suuntaan. Naiset voivat toki myös harrastaa lantionpohjajumppaa tylsissäkin kokouksissa. Ehkä miestenkin pitäisi, koska on todennäköisempää joutua synnyttämään kuin prosessoimaan näissä ilmaan haihtuvissa kokouksessa käsiteltyjä asioita.
Usein huonon kokouksen tilanteeseen päästään siksi, että kokouksesta puuttuu juuri se avainasemassa oleva henkilö tai henkilöt, joiden mielipide tarvittaisiin päätöksentekoon. Avainhenkilöiden sijasta paikalla on tietysti koko joukko niitä, jotka epäilevät ensimmäisen puolituntisen avanneensa väärän oven ja siirtyvät sitten lantionpohjajumppaan.
Vaikka kokoukseen olisi saatu raavittua oikeat ihmiset, on vielä monta erinomaista tapaa epäonnistua. Yksi arkinen kauhukokouksen resepti on se, että kaikki paikalla olijat ovat äänessä yhtä aikaa. Käänteinen vaihtoehto on tietysti, että yksi paasaa kaikkien muiden edestä; sen kun posottaa omaa juttuaan, muut istuvat ja pyörittelevät kyniään ja silmiään. Yrität siihen väliin sanoa jotakin, mutta posottajaa ei kiinnosta. Hän kuuntelee haltioituneena omaa puhetulvaansa ja kuvittelee, että nyt tapahtuu jotakin.
Kokouksen ytimen pitäisi olla vuorovaikutus. Siksi sinne neukkariin pakkaudutaan, että kaikki kokouksen aiheeseen liittyvät osapuolet olisivat paikalla. Joskus vuorovaikutus on yhtä painajaista: vanhat tappelupukarit kaivautuvat poteroihinsa ja vievät asioita jollekin iänikuiselle kahdeksikkoradalle, josta ei enää päästä millään pois.
Sudenkuoppia riittää. Päätöksenteko ei nimittäin välttämättä kaadu siihen, että paikalla on kourallinen vääriä ihmisiä. Joskus kommunikaatiokin toimii: kokouksessa keskustellaan innostuneen sivistyneesti toinen toista kuunnellen, mutta yhtään päästöstä ei synny. Jälkikäteen kukaan ei tiedä, sovittiinko siinä rupattelun lomassa jotain, eikä muutaman hektisen työpäivän jälkeen myöskään muista, mistä siellä ylipäätään rupateltiin. Mukavaa kuitenkin oli.
Kenties klassisin huono kokous on kuitenkin venyvä ja paukkuva ameba, joka kestää pidempään kuin oli tarkoitus ja etenee kuin luonnonvoima: tartutaan pikkuasioihin, jätetään nekin kriittisellä hetkellä vaille päätöstä, pidetään pitkiä puheenvuoroja ilman minkäänlaisia muistiinpanoja ja lopulta sännätään ulos tunkkaisesta neuvotteluhuoneesta päivittelemään sitä, miten hulluja kokouksia nykytyöelämässä pidetäänkään.
Sääli sinänsä. Kokouksessa voisi nimittäin olla valtavasti potentiaalia, jos kaikki sinne raahautuneet ihmiset olisivat valmistautuneet aiheeseen, pohtineet omia kantojaan ja ideoineet kehitysehdotuksia. Eikä nyt puhuta mistään väitöstilaisuuteen valmistautumisesta, vaan siitä, että jokainen uhraisi 10-15 minuuttia siihen, että miettii etukäteen omaa rooliaan kokouksessa ja sen päätavoitteita. Valmistautuminen tietysti edellyttää sitä, että kokouksen fokus on etukäteen selvä. Valmistautuminen loppuu lyhyeen, helposti katkeraan murjotukseen, jos valmistautumiseen käytetystä ajasta ei ole mitään hyötyä, vaan kokous jääkin junnaamaan johonkin epäolennaiseen kysymykseen, eikä valmistautuja pääse edes esittämään kantojaan.
Strategisessa mielessä kokoukset olisivat mainio työkalu muutoksen seurantaan. Ihan kaikessa yksinkertaisuudessaan katsottaisiin vähän, mitä on saatu aikaan, missä on ollut haasteita ja mitä asioita pitää vahvistaa. Mutta valmistautumisen paikka sekin on. Kylmiltään on paha mennä heittämään faktoja ja mututuntumalla ei pitkälle pötkitä – ei ainakaan kokouksesta toiseen. Osallistujilla täytyy olla halua perehtyä niihin teemoihin, joita aiotaan käsitellä.
Top oivallukset
Kokouksella pitää olla selkeä fokus ja tavoite
- Oikeat ihmiset oikeissa kokouksissa
- Valmistaudu kokouksiin
- Varmista, että kaikki muutkin tietävät, miten valmistautua
- Less is more
- Ole selkeä viestinnässä.
- Kokoustilannetta on johdettava jämäkästi
- Kokouksen yksi tärkeä tarkoitus on viedä strategiaa eteenpäin
- Seuraa muutosta kokouksen avulla
Maarika Maury on Kissconsulting Oy:n toimitusjohtaja, joka on tehnyt jo ihan tarpeeksi lantionpohjajumppaa tylsissä kokouksissa. Maarika on myös yksi Hoppu on Hanurista kirjan kirjoittajista yhdessä Jaana Tuomilan ja Tuomo Meretniemen kanssa. Huonot kokoukset ja epäselvä suunta ovat yksi selkeimmistä aikasyöpöistä ja muutoksen esteistä.
Comments are closed.