Kierrellessäni yrityksissä ja kunnissa olen pannut merkille, että toiminnan kehittämisen suurimpina esteinä ovat ajan puute tai vääränlainen rahan käyttö. Aikaa kuluu liiaksi rutiinityöhön sekä rahaa puolestaan sellaisiin asioihin, joita yrityksessä tai kunnassa ei edes tarvita. Miten tilanteen voisi korjata?
Vastaus on yksinkertainen: tarvitaan organisointai ja priorisointia eli SIIVOAMISTA. Mutta mitä?
1. Siivoaminen kannattaa aloittaa ajankäytön kartoittamisesta. Tuntikirjausjärjestelmä kyllä kertoo, mihin organisaatio tällä hetkellä aikaansa kuluttaa. Tärkeää on ymmärtää, miten suuri osuus koko organisaation ajasta menee ns. tuottamattomaan työhöön kuten virheiden korjailuun tai hallinnollisiin rutiineihin. Näin saadaan samalla kartoitettua ne työt, joita voidaan jatkossa automatisoida tai kehittää digitaalisia välineitä hyödyntäen.
2. Seuraavaksi siivotaan mittarit. Ensin listataan ne kaikki ja sen jälkeen tutkitaan, mitä ne ylipäätään mittaavat ja miksi. Joukosta voi löytyä päällekkäisiä, vanhentuneita tai epäolennaisia mittareita, joiden pohjalta organisaatiota vielä palkitaan. Tärkeää on ymmärtää, että jos organisaatiota palkitaan sekundäärisesta toiminnasta, on ajankäyttökin sen mukaista.
3.Kolmaneksi putsataan projektit. Jos ei minkäänlaista projektiportfolion hallintaa ole, sellainen pystytetään. Projekteista etsitään päällekkäisiä toimintoja sekä ristiriitaisia tavoiteita ja yritetään löytää mahdollisia projektisynergioita. Lopuksi mietitään vielä, miten projektit tukevat yrityksen tai kunnan strategisia tavoitteita ja priorisoidaan ne sen mukaisesti.
4.Neljänneksi käydään läpi IT:hen liittyvät kuluerät. Erityisesti huomioidaan sellaiset, joihin on sisällytetty paljon sekalaisia kuluja. Tämä siksi, että vieläkin joissakin organisaatioissa IT-kustannukset sisällytetäään muihin kulueriin kuten yksittäisten liiketoimintayksiköiden ”sisäisiin” hallintokuluihin. Tällaisissa organisaatioissa löytyy myös paljon päällekkäisiä tai jopa identtisiä IT-järjestelmiä, joita pahimmassa tapauksessa on ostettu useampi kappale eri liiketoimintayksiköiden omaan käyttöön. Uudet digiteknologiat, kuten pilvipalvelut tuovat tehoja. Ylipäätään, jos IT-kustannuksia ei tarkasti tiedetä, on vaikeaa päättää, mihin digikehittäminen pitäisi edes kohdistaa. Mottona digimurroksessa tulee olla: ensin siivotaan, jotta opitaan ymmärtämään, mitä oikeasti kannattaa uudistaa.
FT Riitta Bekkhus on kokenut ja käytännönläheinen digimurroskonsultti ja valmentaja. Riitan väitöskirja (2017) liiketoiminnan digitaalisesta murroksesta tuotti selkeät etenemisohjeet onnistuneen digimurroksen johtamiseen ja läpiventiin.
