Työpaikalla päätettiin lisätä viestintää. Oli intraa, Teamsia, Messengeriä, sähköpostia ja jos jonkinmoista Slackia ja intraa, idea-appeja, projektiseurantataulukoita, seinätauluja ja kaikenlaisia muita järjestelmiä. Lopulta erilaisia järjestelmiä ja viestintätapoja ja -paikkoja oli enemmän kuin tarpeeseen. Jotkut lähettivät viestejä LinkedInissä, jotkut Messengerissä, kolmannet Twitterissä.
Viestejä saatettiin lähettää vielä varmuuden vuoksi sähköpostilla cc:nä laajalla jakelulla, joskus vielä tuli tekstiviestikin perään varmistamaan viestin perille menoa. Vaikka viesti varsinaisesti oli tarkoitettu yhdelle vastaanottajalle, niin aikaa kului valtavasti myös cc-porukan tarkistaessa, onko viestissä jotain, mikä koskee minua tai omaa työpanosta.
Rakennettiin vieläpä erilaisia WhatsApp-ryhmiä, joissa oli mukana joko koko henkilöstö tai tietty toimialaryhmä. Ongelmaksi tuli se, että viesti saattoi hyvinkin lipsahtaa niin, että viesti tavoitti yhtä aikaa 200 ihmistä työpaikalta, kun Anne ilmoitti, että oli löytänyt Villen kadonneet tossut. Monet viestikanavat aiheuttivat keskeytyksiä työn teossa ja tiuha tahti näytti vain pahenevan.
Porukka oli pahempia kuin kultakalat. Kultakala-efektillä viitataan tutkimustuloksen, jonka myötä selvisi, että ihminen keskittyy kerrallaan vain noin kahdeksan sekuntia. Hauskinta oli että kultakalakin pystyy keskittymään keskimäärin yhdeksän sekuntia – eli sekunnin pidempään! Sellaiselta arki työyhteisössä tuntuikin.
Viestien viidakko on omiaan edistämään ajatusten hajautumista ja keskittymisen herpaantumista. Ja me saatamme edistää sitä, että keskeytetään kokonaisen työyhteisön keskittyminen ja sitten säntäillään viestien perässä tai etsitään kiivaasti kadonnutta tietoa. Oikean tiedon tai tiedoston löytyminenkin on usein myös varsin monimutkaista. Jos tiedostot säilötään väärään paikkaan ja väärillä nimillä, niin versioista ei voi koskaan olla varma.
Vaikka tavoite viestinnän määrästä toteutui, viestit rupesivat hukkumaan sekalaisten kanavien viidakkoon. Hommaan löytyy yksinkertaisia parannusehdotuksia:
- Viestinnän pelisääntöjä kannattaa olla ja vielä enemmän niitä kannattaa myös noudattaa.
- Keskusteluja siitä, mitä tietoa tarvitaan ja missä välineissä tai kanavissa niitä kannattaa käydä yhteisesti.
- Viestit vain niille, joille se on tarkoitettu.
- Mieti pitääkö teidän tapauksessa lisätä vai vähentää kanavia viestit ja tieto löytyy helpommin.
- Selkeitä paikkoja dokumenttien säilömiseen ja arkistoimiseen, sekä selkeästi sovitut nimeämistavat.
- Tiedostoja ei juurikaan kannata lähettää sähköpostilla, vaan viimeisimmät ja päivitetyt ohjeet asioista löytyvät sovituista paikoista. Ehkäpä sähköpostilla voi muistuttaa, että tiedostoa on päivitetty, mutta niin, että varsinainen tiedosto pysyy aina samassa paikassa. Näin vältetään monikanavaisten versioiden viidakko.
Ja tärkeintä: Yksinkertaista, yksinkertaista, yksinkertaista.
Maarika Maury on Kissconsulting Oy:n toimitusjohtaja ja valmentaja, joka uskoo yksinkertaisen ja selkeän viestinnän voimaan ja auttaa yrityksiä terästämään viestinnän tapojaan ja liinaamaan ja sujuvoittamaan toimintaa. Jos kaipaat vinkkejä miten asiaa teillä voisi ratkoa. Yhteystiedot maarika@kissconsulting.fi, 050-5900412
Comments are closed.