Oletko koskaan kuullut sanontaa: ”Tekemättömät työt ahdistavat”? Se pitää paikkansa – mutta vain puoliksi. Todellinen syy ahdistukseen ei välttämättä ole itse tekemättömät työt, vaan se, että ne ovat hajallaan mielessä, repaleisina muistilappuina, kiireen ja kaaoksen keskellä.
Elämä, ja erityisesti työelämä, tarvitsee järjestystä. Ja siihen auttaa yksi yllättävän yksinkertainen asia: työlista. Tai pikemminkin kolme työlistaa.
Lista 1. Kaikkien tekemättömien asioiden lista hallitsee kaaosta
Tehoa tekemiseen ja mielenrauhaa tuo, että on yksi paikka tai järjestelmä, johon kirjaat kaikki tekemättömät asiat. Ei kymmentä muistikirjaa, kolmea sovellusta ja viittä post-it-lappua. Yksi lista. Tähän listaan kannattaa ryhmitellä tehtävät lajeittain – projekteittain, asiakkaittain, aiheittain – mikä ikinä toimii sinulle. Näin näet nopeasti kokonaisuuden: mitä on luvattu, mitä on kesken, mikä odottaa.
Se ei haittaa, jos lista on pitkä. Tästä ei tarvitse suoriutua yhdellä kertaa, mutta se pitää sinut rehellisenä ja muistuttaa kokonaisuudesta. Se on silti hallittavissa – ja se kertoo vain siitä, että elämä on täynnä mahdollisuuksia ja tekemistä. Lista ei ahdista, vaan auttaa sinua päättämään, mihin tarttua ja mistä ehkä jo luopua tai mitä delegoida, jos aika alkaa kiristää.
Lista 2. Tärkeimmät juuri nyt
Tämä on päivän tai viikon lista. Mitkä ovat ne 3–5 asiaa, jotka ovat aidosti tärkeimpiä nyt? Tämä lista auttaa fokusoimaan ja saa sinut tuntemaan onnistumista – kun tartut tärkeimpään, et vain kiireisimpään. Toisaalta se auttaa muistamaan pienetkin tärkeät asiat.
Lista 3. Delegoidut tehtävät
Kun siirrät jonkin asian toisen vastuulle, kirjaa se ylös. Ei siksi, ettet luottaisi, vaan siksi, että pystyt seuraamaan – ja varmistamaan, että lupaukset pitävät aikataulunsa. Tämä lista on usein unohdettu, mutta sen arvo on valtava.
Kaikki tekemätön ei ole pahasta. Se voi olla myös hyvä muistutus siitä, että olet luova, innostuva ja elät aktiivista elämää. Ahdistus ei synny siitä, että on tekemistä – vaan siitä, ettei näe, missä mennään. Hyvä lista ei ole kahle, vaan kartta. Se ei sido, vaan vapauttaa. Kokonaisvaltainen lista ei ole vain tekemisiä varten vaan myös poistamista, priorisointia, ennakointia ja delegointia varten. Jos huomaat että listasi on hallitsematon ei pidä vain tehdä nopeammin vaan vähemmän ja valita tärkeimmät.
Pelkkä lista ei silti riitä, tarvitaan suunta tai strategia, oli sitten kyse pörssiyrityksestä tai vaikkapa omasta elämästä. Sen avulla määritellään, minne ollaan menossa, mikä on oikeasti tärkeää. Mille asioille pitää varata aikaa. Tätäkin kannattaa silmäillä, jos ei päivittäin niin ainakin viikottain, jotta muistaa minne ollaan menossa, mikä on tärkeitä ja mikä tämän kaiken tekemisen merkitys on.
Maarika Maury on Kissconsulting toimitusjohtaja, yksinkertaistaja ja tulosten kaksinkertaistaja. Hän auttaa kirkastamaan suunnat ja strategiat sekä luomaan tehokkaan työelämän työkalu. Samalla lisääntyy myös mielenrauha. Hän on myös kirjoittanut kirjan Hoppu on hanurista. Yhteystiedot maarika@kissconsulting.fi, 050-5900412
