Miten usein sinulle on sattunut niin, että olet istunut kuin tatti kokouksessa, hitosti on käyty asiaa läpi ja tehty suunnitelmia, mutta sitten – kaikki jää puolitiehen? Minulla ainakin on ollut kunnia osallistua tällaisiin kokouksiin kerran jos toisenkin. Olen seurannut kaikenlaisten päättömien päätösten tekemisyrityksiä ulkopuolisena ja välillä oikeana osallistujana ja tunnustettakoon, että varmasti myös kokousten vetäjänä. Mukaani on tarttunut muutama hyvä neuvo.
Pahin kokous on sellainen, jossa kovasti puhutaan teoista, mutta tekijä jää kovin passiiviksi. Tehdään. Toteutetaan. Valmistellaan. Niin mutta kuka? Jos se ihminen, jonka pitäisi saada asia vireille, soittamalla, tekemällä projektisuunnitelma tai ottamalla yhteyttä tarvittaviin henkilöihin ei saa mitään konkreettista osviittaa tai istuu tuppisuuna ja odottaa ruokatuntia eikä edes huomaa että nakki kolahti. Silloin kaikki jää tietysti ilmaan.
Usein kokouksissa pidetään pöytäkirjaa, jonne raapustetaan asiat, joista on sovittu. Useimmiten niihinkin muotoillaan turhan usein vastuuta kenellekään kohdistamatta: ”päätettiin sitä ja tätä, tehdään se ja se, aloitetaan niin ja näin.” Ne ihmiset, joiden pitäisi lähteä asioita työstämään ,voivat huokaista helpotuksesta, kun pöytäkirja työnnetään laatikkoon. Pöytäkirjojen pöytälaatikkomaisuuteen kuuluu myös se, ettei niihin kovinkaan ahkerasti palata. Silloinkin, jos palataan, se tehdään pintapuolisesti, esimerkiksi edellinen pöytäkirja hyväksymällä, ja asiat saavat maata puolitiessä, tien sivussa, asian vieressä ja rivien välissä hamaan tulevaisuuteen.
Selvemmille vesille päästään tekemällä ihan perinteinen nakkilista. Se voidaan laatia pöytäkirjaan mukaan tai liitteeksi ja siinä lukee – mustaa valkoisella – että kuka homman saa hoitaakseen. Eli tehtävä, vastuuhenkilö ja aikataulu. Tehtäväkin voi joskus jäädä ympäripyöreäksi, mikä on siis se konkreettinen teko, joka pitäisi olla ensi kerraksi valmiina toimii paljon paremmin. Nakkilistakin on tietysti turha, jos sitä ei seurata aktiivisesti. Joskus lista on myös kovin hampaaton: tekemättömät hommat roikkuvat siellä sitkeästi vuodesta toiseen, hukkuvat arjen puurtamiseen ja lakkaavat vaivaamasta ketään. Mutta nakkilistankin haasteena on että muistaako se henkilö, jolle homma jäi tehdä sen.
Sovittujen asioiden pitäisi siirtyä myös kunkin henkilökohtaiselle työlistalle. Kun kukin pitäisi selkeää listaa yhdessä paikassa, minne kirjata itselle kuuluvat tehtävät. Ei niin että osa on sähköpostien uumenissa, osa lapuilla ja osa kalenterissa ja osa erilaisissa pöytäkirjoissa. Minä muistan vain, mitä minun pitää tehdä, jos se lukee minun työlistassani. Ja tämän työlistan etenemistä on syytä myös seurata.
Listoihin ei ainakaan tarvitsisi suhtautua negatiivisesti kuin mihinkin pankkivekseliin. Kun se rupeaa paisumaan kuin pullataikina, ei tehtävänä ole vauhdittaa hommia vaan myös priorisoida ja tarvittaessa luopuakin. Paisuvat työlistat ovat usein sekaisin kuin seinäkello. Tärkeät asiat hännillä tai uupuvat ja lillukanvarret huutomerkillä. Systemaattisena työkaluna työlista toimisi kuitenkin monella tasolla: sekä tekijän itsensä tehtäviä selkeyttävänä apukeinona ja priorisoinnin välineenä, että esimiehen seuranta ja priorisointityökaluna.
Olisi ihanteellista, että tehtävistä ja työlistasta neuvoteltaisiin ja keskusteltaisiin välillä: mikä on tärkeää, mitä voidaan jättää myöhemmäksi, mitä delegoida ja mitkä asiat ovat jo pois päiväjärjestyksestä? Tällä tavalla voidaan välttää stressiä, joka syntyy, kun lista kasvaa, eivätkä aika ja voimat riitä.
Niin, ja sitten se toteutus. Ilman tekoja ei ole tuloksia. Tärkeintä on se, etteivät asiat jää ilmaan.
Maarika Maury. Kirjoittaja on Kissconsultingin toimitusjohtaja, joka on istunut rutkasti kokouksissa ja seurannut monia mustiin aukkoihin uppoavia päätöksiä.
Comments are closed.