Markku joutui uutena asiana etätöihin nyt koronan kourissa. Ei siinä mitään, myyntityötä pystyy helposti tekemään etänäkin ja fyysiset palaverit vaihdettiin etäpalavereiksi. Markku laittoi puvuntakin päälle ja pyrki olemaan mahdollisimman edustavana uudessa tilanteessa.
Homma sujui aika hyvin ja Markkukin rentoutui. Tietokoneen akku siinä sitten rupesi vetämään viimeisiä kesken neuvottelun ja Markku nousi asettamaan töpseliä seinään. Siinä samassa selvisi asiakkaalle, että Markku oli olettanut, että eihän sinne kuvaan näy kuin yläkroppa ja siinähän se oli istunut ilman housuja koko ajan, pyyhe alusenaan aamusuihkun jälkeen. Läppärin näytölle piirtyvä kuva taisi jäädä pysyvästi mieleen. Ainakin asiakas taitaa tästä lähin muistaa pitää housut jalassa. Markulle ei kukaan kehdannut sanoa mitään.
Etätyö on tullut monelle nyt pakotettuna, mutta todennäköisesti tästä eteenpäin etätyöasia muuttuu paljon arkisemmaksi ja tavallisemmaksi. Moni pärjää hyvin, mutta haasteitakin on. Joskus paljonkin eikä näihin haasteisiin ja uusien taitojen opiskeluun kannattaisi suhtautua välinpitämättömästi. Ohessa yksitoista ajatusta etätöistä
1. Mihin aika oikeasti menee? Haasteena etätöissä voi olla työn ja vapaa-ajan rajojen hämärtyminen. Joskus haasteena on se, että tuleeko tehtyä oikeasti töitä keskeyttääkö kotityöt työn vai työ kotityöt. Joskus sitä luulee tekevänsä ahkerasti töitä, vaikka oikeasti ei teekään. Toisin päin – pystyykö työn sitten noin vain lopettamaan, kun vapaa-ajan pitäisi alkaa. Miten voi varmistaa, että työpäivä ei vain jatku ja jatku loputtomiin, tai että lounaat ja tauot unohtuvat, tai että koko päivä meneekin yökkärit päällä. Monen pitää opetella pitämään työn ja vapaa-aika erillään, vaikka itse ympäristö ei vaihdu. Tosin itse vahvana multitaskaajana onnistun usein yhdistämään limittämään näitä. Jos luen vaikkapa tarjousta kesämökin paljussa, ei se minun työntekoa haittaa, vaan tekee sen mukavammaksi. Tietokonetta en toki vie paljuun.
Ole rehellinen itsellesi, millaiset työtavat sinulle sopivat ja millä olet tehokkaimmillasi. Kannattaa aikatauluttaa, mitä tekee ja pyri löytämään hyvä rytmi tekemiseen. Vahdi ja tarkkaile itseäsi, paljonko teet oikeasti työtä. Jos teetkin päivällä puutarhatöitä niin tee sitten illalla toimistotöitä. Ihan miten sinulle sopii. Jos saat kotona puolet enemmän aikaan kuin toimistolla lakkaatko tekemästä, kun tavoite täytyy, vaan tekisitkö palkkasi eteen piirun vielä enemmän. Tämä asia asettaa myös etätyön johtajalle uudenlaisia vaateita.
2. Tavoitteen kirkastus: Monet asiat ovat ihan yhtä tärkeitä, on sitten kyse etänä tehtävästä työstä, vaikuttamisesta tai johtamisesta. Jos strategia ja tavoite ovat hakusessa, ei hommasta tule mitään, huolimatta siitä, ollaanko etänä vai paikan päällä. Ehkäpä tämä etänä kirpaisee vielä kovemmin, jos porukka ei tiedä minne ollaan menossa. Selkeä kokonaistavoite, roolin tavoite ja lyhyemmän aikavälin tavoite pitävät kaikki olla kristallin kirkkaina. Tämä ei ole mikään maailman helpon tehtävä. Tilastot sanovat että vain 2% tietää sen suurimman tavoitteen. Nyt koronan ja koronan jälkisenä aikana kirkas suunta tulee entistäkin tärkeämmäksi
3. Sovitaanko asiat selkeästi? Tavallisenkin kokouksen kompastuskivi on, että ei sovita asioita, ja siinä se etäkokouskin kompastelee. Jos asioita ei sovita selkeästi ja välimaastossa tehdä jo sovittuja toimenpiteitä asioiden edistämiseksi, ei ole merkitystä, sovitaanko asioita virtuaalimaailmassa tai livenä.
4. Osallistaminen ja osallistuminen: Vuorovaikutus tulee automaattisemmin silloin, kun ollaan tapaamisessa livenä, vaikka kyllä puhuvia päitä livekokouksissakin tavataan turhan usein. Mutta jos virtuaalikokouksessa kuunnellaan puhuvia päitä, saattaa hyvin olla, että etäkokouksessa oleva on ruvennut tekemään jotain ihan muuta, eikä kokouksen vetäjä edes huomaa sitä. Osallista ja osallistu, silloin etäkokous muuttuu huomattavasti järkevämmäksi. Simppeli työkalu kokouksen vetäjälle, silloin kuin osallistujia monta. Pidä tikkulistaa ketkä osallistujista ovat olleet äänessä, niin kukaan ei unohdu.
5. Etätyö vaatii ajanhallinnan osaamista – ja itsensä johtamista. Tehokkuuden työkalut tarvitaan käyttöön. Mikä oikeasti on tärkeää: miten rytmitetään työ, mitä tehdään aamulla, mitä illalla. Miten saat rytmitettyä todella tärkeät, kiireiset ja sälät oman kalenteriisi ja aikatauluusi. Miten hanskata tehtävien paljous ja eri suunnilta tulevat toiveet. Työlistoja, joiden avulla pystyt hallitsemaan ja priorisoimaan tekemisiäsi, ei voita mikään, olet sitten kotona tai toimistolla. Kirjoita illalla viimeiseksi lista, mitä aijot tehdä seuraavana päivänä ja noudata sitä. Toisessa listassa on kokonaistavoitteesi ja se kaikki mitä on vielä tekemättä. Tämä itsensä johtaminen ja ajanhallinta vaatii systemaattista treenausta. Tuloksia ilman treeniä on vaikea odottaa.
6. Keskeytysten hallinta: Etänä saattaa pystyä paremmin hanskaamaan asiansa ilman keskeytystä ja säätöä. Etätöiden hyöty raportoidaan usein keskittymiskyvyn parantumisessa. Keskeytyksiä voi hallita paremmin, etänä on helpompi hiljentää puhelin ja sähköposti, sekä muut työkalut. Etätyön haasteita toisaalta tietysti saattaa olla haukahtava koira, kotiin tuleva perheenjäsen tai siellä jo tällä hetkellä oleva lapsi tai puoliso, pyykkikasa tai ruokahuolto. Pyri myös raivaamaan itsellesi rauhallinen työpiste, jossa voit tehdä töitä mahdollisimman häiriöttä ja tuottavasti. Mieti mihin aikaan ja mitentyön teko on järkevintä suhteessa keskeytyksiin.
7. Miten saat fiiliksen kattoon: Miten etätöissä saa pidettyä hyvän työvireen päällä? Pysynkö innostuneena, virkeänä ja elinvoimaisena, kun vierellä ei ole tiimikavereita, tsemppaajia tai niitä, jotka voivat kannustaa ja luoda hyvää fiilistä. Jokaisen itsensäjohtajan ja jokaisen esimiehen pitää miettiä, miten tunnelma ja fiilis pysyy yllä. Innostu siis pienistä asioista ei vain onnistumisista vaan myös yrittämisestä ja uusiutumisesta.
8. Yhteisöllisyys: Miten yhteisöllisyyden kokemusta voidaan vahvistaa etätöissä. Joskus on aika yksin ja kaipaa vuorovaikutusta. Yhteisöllisyyden ylläpitäminen ja vapaamuotoiset keskustelut ovat tärkeitä etätyössäkin. Virtuaaliset kahvihetket ja pikku naurut juttelun lomassa tekevät hyvää etätyöläisellekin. On luotava foorumeita, joissa voidaan sekä ryhmässä että kahden kesken vaihtaa ajatuksia, tuulettaa, innovoida ja kehittää yhdessä sekä keskustella ihan vaan mukavan tunnelman ylläpitämisen vuoksi. Tässä asiassa on varmasti viimeisen kuukauden aikana tapahtunut aimoloikka. Nyt jopa etäviineillään ja etäpelataan seurapelejä. Millainen tuleekaan olemaan tämän vuoden etävappu?
9. Tauottaminen: Kun tavallisesti menet töihin, vaihdat fyysisesti paikkaa ja ajatus voi siirtyä ensin töihin ja sitten taas kotiin palatessasi takaisin yksityiselämään. Työpaikalla sitä kokoushuonetta vaihtaessa tulee automaattisesti jaloiteltua. Etäpäivinä tätä pitää tehdä tietoisemmin. Muista pitää tarvittavia taukoja kesken päivän: pieni jaloittelu, kävely, hengittely tai meditaatio ovat usein kullanarvoisia luovuudelle ja vireystasolle. Muista syödä ja juoda. Kotona voi olla luova taukojen pitämisen tavoissa. Tee tovi jotain aivan erilaista – kastele vaikkapa kukat tai laita pyykkiä pyörimään, mutta vain tauon verran. Pidä kahvitauko parvekkeella tai pihalla ja jatka sujuvasti hommia vaikka siellä. Joskus vaikkapa pieni pyykkitauko voi oikeasti tehdä hyvää. Jaloittelun lisäksi ajatukset menevät hetkeksi muualle ja kotityötkin etenevät.
Kotona työskennellessä on helppo uppoutua tehtäviin niin, että ruokatauko lykkääntyy eikä vessassakaan muista käydä. Tosin se helpottaa, jos ei ole juonut mitään ei tule pissahätäkään. Jos tauon muistaminen on vaikeaa, laita kännykään itsellesi muistutus lounaasta tai minuutin venyttelytauosta.
10. Missä asussa etätöitä tehdään? Palataan takaisin asusteisiin. Jotkut neuvovat pukeutumaan siististi, toiset neuvovat laittamaan etätöihin päälle ihan mikä itsestään tuntuu hyvältä. Itse rakastan sitä, että voin olla mukavissa verrareissa, paitsi jos kalenterissa on tärkeä skypepalaveri, silloin olisi syytä näyttää asialliselta. Se miltä näytät, vaikuttaa vahvasti siihen, mitä heijastat ulospäin. Housut on myös syytä muistaa pitää jalassa, silloin kun on kamera päällä.
Itse olen jo vuosia tehnyt etätöitä Suomessa ja viimeisen vuoden aikana myös ulkomailla mm viime vuodesta puolet vuodessa vietin Amerikassa ja Australiassa. Tämän kevään etätyöpaikkani vaihtui San Diegon ranta-asunnosta Lohjan kesämökilleni. Työnkuva ja tulokset ovat suhteellisen samoja sama riippumatta olenko kenguruiden keskellä vai suomalaisen kevään äärellä järvenrannalla. Etätyö on siis ihan ok, nyt ja tulevaisuudessa.
Maarika Maury on Kissconsulting Oy:n toimitusjohtaja ja etätyön ja etäjohtamisen ammattilainen ja harjoitellut sitä jo pitkään niin Suomessa kuin ulkomailla. Nyt jos koskaan on viimeistään aika opetella uusia etäjohtamisen ja –työskentelyn tapoja. Jos tiimisi tarvitsee sparrausta etätyöhön, etäjohtamisen etämyyntiin tai etäpalveluun, niin pohditaan millaisella etäoperaatiolla nämä taidot tokenisivat. Laita viestiä niin pohditaan, Yhteystiedot maarika@kissconsulting.fi, 050-5900412
Comments are closed.